Sertifiointiprosessi

Vapaaehtoinen ennakkoarviointi 

Ennen varsinaiseen sertifiointiprosessiin lähtemistä organisaatio voi haluta saada arvion johtamisjärjestelmänsä valmiudesta täyttää valitun laadunhallintastandardin vaatimukset. Labqualityn tekemässä vapaaehtoisessa ennakkoarvioinnissa arvioidaan asiakasorganisaation johtamisjärjestelmän kypsyys.

Ennakkoarvioinnin yhteydessä voidaan määritellä ja suunnitella sopivaa sertifiointiauditoinnin ajankohtaa.

Ennakkoarviointi ei korvaa varsinaista sertifiointiauditointia. Vapaaehtoista ennakkoarviointia suositellaan varsinkin organisaatioille, joilla on useita toimipaikkoja ja/tai monimuotoisia palveluita/toimintoja.

Ennakkoarviokäynnin tuloksena voidaan myös sopia aikataulu sertifiointiauditoinnin ensimmäisen vaiheen toteuttamiseksi.

Suunnittelu ja ennakkomateriaalin toimittaminen

Sertifioinnin suunnittelun tarkoituksena on varmistaa, että auditointi vastaa asiakkaan tarpeita ja sertifiointi­menettelyn vaatimuksia. Suunnittelu tehdään asiakkaan kanssa yhteisesti.

Pääauditoija selvittää suunnittelun kannalta oleelliset asiat ja laatii auditointisuunnitelman sertifiointijakson (kolme vuotta) ajaksi sekä laatii auditointiohjelman varsinaiseen sertifiointiauditointiin.

Auditointia varten pyydettävä aineisto kerätään ja toimitetaan Labqualityn sähköiseen järjestelmään, johon asiakas saa käyttöoikeuden sopimuksen ajaksi.

Esiauditointi eli sertifiointiauditointi: vaihe 1

Esiauditointi on sertifiointiauditoinnin ensimmäinen vaihe. Esiauditointi tehdään, kun asiakkaalla ei ole voimassa olevaa sertifikaattia. Esiauditoinnilla varmistetaan organisaation valmius varsinaiseen sertifiointiauditointiin.

Esiauditoinnista kirjoitetaan raportti, joka sisältää arvion:

• laadunhallintajärjestelmän tasosta
• sertifiointivalmiudesta
• standardivaatimusten toteutumisesta
• toimenpiteitä vaativat seikat

Asiakasorganisaatiota informoidaan, jos vaiheen 1 tulokset voivat vaikuttaa vaiheen 2 siirtämiseen tai peruuttamiseen.

Sertifiointiauditointi: vaihe 2

Sertifiointiauditoinnilla varmistetaan sertifioinnin edellytysten täyttyminen hankkimalla riittävä näyttö organisaation toiminnasta ja kuvauksista.

• Auditointi tehdään aina asiakkaan tiloissa.
• Pohjautuu laadittuun auditointiohjelmaan.
• Auditoinnin tulos esitetään asiakkaalle auditoinnin loppukokouksessa.
• Auditoinnissa tehdyt havainnot ja mahdolliset kehittämissuositukset ja poikkeamat kirjataan auditointiraporttiin.
• Auditoinnin lopuksi todetaan, voidaanko sertifioinnin myöntämistä suositella. Sertifioinnin suosittelu on aina ehdollinen. Sertifiointi edellyttää auditoinnissa jätettyjen poikkeamien korjaamista hyväksytysti.
• Tarvittaessa sertifioinnin myöntäminen voi edellyttää myös ylimääräisiä ns. tarkentavia auditointeja. Toteutuksesta sovitaan aina erikseen sertifiointielimen ja asiakkaan välillä.

Sertifikaatin myöntäminen

Kun auditoitavan organisaation johtamisjärjestelmä täyttää sertifioinnin perusteena olevan standardin vaatimukset, voidaan päätös sertifioinnista tehdä ja myöntää haettu sertifikaatti.

Mikäli auditoinnissa on todettu poikkeamia, tulee ne olla korjattuna hyväksytysti ennen sertifiointipäätöstä.

Sertifikaatista käy ilmi ne palvelut, toiminnot sekä toimipisteet, jotka sisältyvät sertifikaattiin sekä sen voimassaolo.

Sertifikaatti on voimassa kolme vuotta sen myöntämispäivästä alkaen. 

Sertifikaatti toimitetaan asiakkaalle sekä ohjeet sen käytöstä viestinnässä ja markkinoinnissa. 

Tunnuksen käyttö ei saa olla harhaanjohtavaa, eikä sitä saa liittää yksittäiseen tuotteeseen, palveluun tai prosessiin. Lue lisää sertifiointitunnuksen käytöstä.

Sertifiointi ei vapauta asiakasta tuotteisiin/palveluihin liittyvien lakivaatimusten osalta.