HUS Logistiikan laatujärjestelmälle on myönnetty ISO 9001:2015 -sertifikaatti

HUS Logistiikan uusi laatujärjestelmä täyttää ISO 9001:2015 standardin vaatimukset. Labqualityn myöntämä laatusertifikaatti luovutettiin HUS Logistiikalle toukokuussa.

HUS Logistiikan laatujärjestelmäprojekti sai alkunsa tarpeesta vakioida eri toimipisteiden toiminnot, toimintamallit ja johtaminen yhdenmukaisiksi. ISO 9001 -sertifikaatti kattaa hankinta-, logistiikka-, lääkintäteknisten- ja valokuvauspalveluiden tuottamisen sosiaali- ja terveystoimialalla, minkä vuoksi se oli luonteva valinta HUS Logistiikan toiminnoille. HUS Logistiikan laatupäällikkö Marjo Tolppanen kertoo sertifiointiprosessin vaiheista haastattelussamme.

Millainen sertifiointiprosessi on kokonaisuudessaan ollut?

ISO 9001 alkoi kärkihankkeena vuonna 2019. Tätä ennen olimme jo aloittaneet laatujärjestelmän rakentamisen ISO 9001 -standardin vaatimusten mukaisesti. Vuosi 2019 oli perusrakenteiden työstämistä sekä toimintaohjeiden ja muun dokumentaation laatimista. Pidimme myös laatuperehdytyksiä työntekijöille, jotta saimme levitettyä tietoisuutta laatujärjestelmän rakentamisesta ja siitä, mitä se kunkin työssä tarkoittaa. Lisäksi koulutimme noin 15 henkilöä tekemään sisäisiä auditointeja ja toteutimme niitä käytännössä.

Vuosi 2020 oli haasteellinen koronapandemiasta johtuen, mutta saimme ylläpidettyä aiemmin rakentamiamme käytäntöjä ja myös kehitettyä niitä eteenpäin. Laatujärjestelmä kärkihankkeena päättyi suunnitellusti 2021 keväällä. Tänä aikana olemme ottaneet onnistuneesti käyttöön laatujärjestelmän menettely- ja seurantakäytännöt, jotta ISO 9001 -standardin vaatimukset täyttyvät jatkossakin.

Mitkä ovat olleet isoimmat opit tai oivallukset ”sertifiointimatkan” varrella?

Matkan varrella tuli oivalluksia muun muassa siitä, miten voisimme tehdä asioita sujuvammin. Kannattaa edetä maltilla, jotta henkilökunta ehtii omaksua laatuun liittyvät vaatimukset, eikä kaikkea kannata yrittää saada kerralla läpi. Huomasimme myös, että laatujärjestelmän rakentamiseen liittyvien vastuiden määrittäminen varhaisessa vaiheessa on tärkeää. Esimiehet ovat olleet tärkeässä roolissa näiden asioiden viestimisessä ja asioiden viemisessä käytäntöön.

Kokonaisuuden kannalta yksi tärkeimmistä oivalluksista on ollut se, että vaikka auditointi toteutuu kerran vuodessa, on kuitenkin tärkeää pitää huolta laatuvaatimusten täyttymisestä joka päivä.

Mitä hyötyä siitä teille on?

Laatujärjestelmä tuo selkeyttä toimintaan ja varmistaa tasaisen laadun. Lisäksi perehdytyskäytännöt ja niiden seuranta tuovat varmuutta osaamisen varmistamiselle niin uusien työntekijöiden kuin vanhempienkin työntekijöiden osalta. Ilmoitusten seuranta (asiakaspalautteet, poikkeamat, reklamaatiot) on tuonut läpinäkyvyyttä eri osa-alueiden tilasta.

Millaista palautetta olette saaneet Labqualityltä prosessin eri vaiheissa?

Esiauditointi, joka toteutettiin syksyllä 2020, antoi selkeän kuvan siitä, mitä tuli vielä kehittää ennen varsinaista auditointia. Sertifiointiauditoinnin poikkeamat ja kehittämiskohteet antoivat hyvän kuvan HUS Logistiikan tilasta suhteessa ISO 9001:n vaatimuksiin, esimerkiksi riskienhallinnan ja prosessien kuvaamisen osalta. Palautteiden myötä pääsimme prosessissa eteenpäin.

Terveisiä muille organisaatioille, jotka pohtivat sertifikaatin hankkimista?

Laatujärjestelmän rakentamisen yhteydessä joutuu pakostakin keskustelemaan ja käymään läpi prosesseja ja toimintamalleja, jolloin asiat on helpompi nähdä yhteisesti ja samojen kuvausten kautta. Tämä on helpottanut kehittämistämme ja sitouttanut meidät – meidän kaikkien eduksi.

Kuvassa vasemmalta: Tiimiesimies Nina Heinola, Labquality Oy, Toimitusjohtaja Juha-Pekka Nuutinen, Labquality, Asiakkuuspäällikkö Johanna Rasinmäki, HUS, Toimialajohtaja Jyrki Putkonen, HUS, Laatupäällikkö Marjo Tolppanen, HUS.