Laadunhallintajärjestelmä on hyvinvointialueen yhteisen tulevaisuuden rakentamisen työkalu

Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä eli Kymsotessa on ollut käytössä laadunhallintaohjelma laatutyön tukena ja johtamisen välineenä kuntayhtymän perustamisesta vuodesta 2019 lähtien. Laatuasioita ylipäätään pidetään Kymsotessa tärkeinä ja niihin on sitouduttu johtoryhmästä lähtien.

”Kun Kymsoten kuntayhtymä perustettiin, meille tuli itsestään selväksi, että meillä täytyy olla joku järjestelmä, jolla me varmistamme toiminnan yhtenäistämisen ja joka antaa vauhtia yhtenäistämiselle”, kuvailee Kymsoten toimitusjohtaja Annikki Niiranen.

Laadunhallinnan tueksi valittiin laadunhallintaohjelma Social and Health Quality Standard eli SHQS.

”Koimme, että on hyvin tärkeää olla viitekehys johtamisen tukemiseksi. Kriteerinä oli se, että laadunhallintajärjestelmän piti soveltua sekä sosiaali- että terveyspalveluihin, koska meillä tuotetaan molempia”, Kymsoten laatupäällikkö Tarja Hyvönen kertoo valintakriteereistä.

Kun laadunhallintaohjelmien kilpailutus oli tehty ja SHQS valittu, alkoivat Kymsotessa laajamittaiset menetelmäkoulutukset, johon osallistuivat kaikki palveluyksiköiden esihenkilöt ja asiantuntijat. Sitä mukaa kun taloon tulee uusia henkilöitä, myös heidät koulutetaan käyttämään SHQS:ää.

”Laaduntunnustus on kunnia-asia”

Nyt Kymsoten SHQS-laatuohjelmalle on myönnetty laaduntunnustus eli sertifiointi. Laaduntunnustusprosessissa ulkoinen osapuoli arvioi Kymsoten toimintaa objektiivisesti.

”Sen avulla saamme tietoa siitä, missä meidän kehittämiskohteemme ovat ja mikä on sellaista, mihin voimme olla jo tyytyväisiä”, Niiranen sanoo. ”Se on palkitsevaa meidän henkilöstöllemme ja johdollemme, että tehdään näkyväksi mitä tehdään, ja tehdystä työstä saa myös arvostusta ja palautetta.”

”Laaduntunnustus ryhdittää ja jämäköittää kehitystyön eteenpäin viemistä”, kuvailee Hyvönen puolestaan. ”Sitä myöten toiminta tulee läpinäkyvämmäksi ja yhdenmukaisemmaksi.”

Ulkopuolisen tahon myöntämä laaduntunnustus vaikuttaa myös organisaation kilpailukykyyn ja maineeseen.

”On kunnia-asia ja saavutus, että olemme ulkopuolisin silmin saaneet laadun parantamista aikaiseksi”, Hyvönen kehuu. ”Laaduntunnustus kertoo, että toimintamme on lain, asetusten ja hyvien hoitokäytäntöjen sekä näyttöön perustuvan tutkitun tiedon mukaista.”

Minkälainen prosessi laaduntunnustus oli?

Laaduntunnustusprosessi oli Kymsotelle iso panostus ja haaste, etenkin korona-aikaan.

”Osa on varmasti kokenut prosessin työläänä ja ainakin aikaa vievänä”, Niiranen sanoo. ”Pitää muistaa, että elimme koronan keskellä, mikä vaati hyvin paljon joustavuutta henkilöstön osalta. On pitänyt opetella aivan uudenlaisia työmenetelmiä ja joustaa työaikajärjestelyissä. Kaiken tämän keskellä meidän yksikkömme ja henkilöstömme ovat vieneet asioita eteenpäin, siitä täytyy antaa tunnustus. Tämä vei aikaa organisaatiolta, ei sitä voi kieltää. Arvostan tosi paljon sitä, että prosessi vietiin läpi.”

”Täytyy nostaa hattua, että tätä on jaksettu viedä eteenpäin suunnitelmien mukaan”, Hyvönenkin kehuu.

Työtä tehtiin paljon Teamsin välityksellä, ja Hyvönen laatupäällikön asemassa tarjosi tukensa esimiehille, kun eri yksiköissä on ollut meneillään laaduntunnustuksen edellyttäviä itsearviointeja ja sisäisiä auditointeja.

”On todella tärkeää, että henkilökunta saa osallistua itsearviointeihin, jotta he voivat tuoda esiin sen, miten he kokevat oman yksikkönsä tilanteen”, hän sanoo.

Itsearvioinnit tarjoavat henkilöstölle myös tilaisuuden purnatakin, jos jokin asia ei ole kunnossa, ja niiden avulla voidaan tuoda esiin korjattavia asioita, jotka ovat johdosta riippuvia.

Miten sertifioitu laadunhallintajärjestelmä tukee hyvinvointialueen rakentamisessa?

Koska Kymsote on monen kunnan kuntayhtymä, on taustalla paljon erilaisia toimintamalleja. Niiden yhtenäistämisessä on laadunhallintajärjestelmästä ollut paljon apua. Muutosjohtamisen näkökulmasta on Tarjan mukaan hyvin tärkeää, että laadunhallintajärjestelmä on jo ollut käytössä tai otettaisiin käyttöön, kun aletaan rakentaa uutta hyvinvointialuetta.

”Se yhtenäistää toimintalinjoja. Laadunhallintaan kuuluu tärkeänä osana prosessien kuvaaminen ja kehittäminen, joten on tärkeää, että niitä mietitään, yhtenäistetään ja tehostetaan moniammatillisesti”, Hyvönen sanoo. ”Pelkät rakenteelliset ja hallinnolliset uudistukset eivät tietenkään ratkaise tätä ongelmaa, vaan toteutukseen varmasti tarvitaan meidän kaikkien toimijoiden yhteistä ponnistelua ja yhteensovittamista.”

Myös Niiranen näkee, että laadunhallintajärjestelmä vauhdittaa organisaatioiden fuusiota ja toimii yhteisen tulevaisuuden rakentamisen työkaluna.

”Tulevalle hyvinvointialueelle tulee useista kunnista ja eri organisaatioista erilaisia toimintatapoja, joten laatujärjestelmällä annetaan mielestäni se kehikko, missä uudessa organisaatiossa toimitaan”, hän kuvailee. ”Se auttaa siinä, että säännöt, menettelytavat ja muut toimintamallit muodostuvat oikeasti sellaisiksi, että toimintamme on tasalaatuista koko hyvinvointialueella.”

Laadunhallinta on mukana hyvinvointialueen valmistelutyössä ohjeistuksissa, säännöissä ja menettelytavoissa ja toimii johtamisen järjestelmän tukirankana. SHQS-laadunhallintajärjestelmä otetaan käyttöön Kymsotessa yksikkö kerrallaan ja vuonna 2023 kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt ovat saaneet sen käyttöönsä, Niiranen kaavailee.

Uudet yksiköt odottavat innokkaasti, että pääsevät ottamaan laadunhallintajärjestelmän käyttöön, koska sen jo käyttöön ottaneet yksiköt levittävät sen hyvää sanomaa eteenpäin. Kun organisaation johto on sitoutunut laatutyöhön ja innostaa henkilöstöä, hyötyvät kaikki. Laadunhallinta auttaa kasvattamaan potilas- ja asiakasturvallisuutta ja vähentämään poikkeamia.

”Laatujohtamiseen tulee sitoutua”, alleviivaa Hyvönen. Laatupäällikkönä hän tuntee laatuasioiden eteenpäin viemisen ja palveluiden parantamisen sydämenasiakseen.

”Toimintatapoja tulee yhtenäistää ja tehostaa, prosesseja kehittää tutkittua tietoa hyödyntämällä”, hän päättää. ”Sen avulla me pystymme parantamaan palvelujemme laatua, jolla on tietenkin merkitystä organisaatiomme menestymiseen.”

Lisää keskustelua laadunhallinnasta Labquality Days 2022 -tapahtumassa!

Laatutieto hyötykäyttöön -sessiossa pureudutaan laatutiedon keräämiseen ja hyödyntämiseen, soteuudistukseen ja hyvinvointialueisiin sekä riskien käsittelyyn osana laadunhallintaa.

Tutustu koko ohjelmaan ja hanki lippusi >>