Miten poikkemat voi kääntää muutosvoimaksi?

Järjestämme huhtikuussa ensimmäistä kertaa koulutuksen poikkeamien kääntämisestä organisaation muutosvoimaksi. Kouluttajana toimii filosofian tohtori Katri Mustonen, joka tutki väitöskirjassaan terveydenhuollon muutosten vaikutuksia organisaatioissa. Lue tästä hänen haastattelunsa ja tule mukaan koulutukseen!

Katri Mustonen on muutosjohtamisen asiantuntija, joka on uransa aikana päässyt toteuttamaan monenlaisia muutoksia erilaisissa organisaatioissa. 25.4. järjestettävässä koulutuksessa hän opettaa, miten esimerkiksi auditoinneissa esiin tulleet poikkeamat voidaan valjastaa muutoksen apuvoimaksi.

“Poikkeama on säädöksen tai ohjeistuksen vastaisuutta eli jokin ei ole ohjeiden ja määritelmien mukaista”, Katri Mustonen kuvaa näkemystään poikkeamista.

Poikkeamia voidaan todeta paitsi sisäisten tai ulkoisten auditointien yhteydessä, myös arjen työn lomassa tai vaikkapa ulkoisen laadunarviointikierrosten tuloksissa. Onkin tärkeää ymmärtää, että poikkeaman taustalla voi olla monia eri syitä.

"Sisäisissä auditoinneissa saattaa erityisesti korostua tarve löytää ja korjata virheet, jotta toiminta voi kehittyä. On tärkeää, että virheistä ei syyllistetä, vaan niistä opitaan ja niitä käytetään parantamaan toimintaa”, Mustonen alleviivaa.

“Toimintamallien kehittäminen ja virheistä oppiminen ovat avainasemassa organisaation jatkuvassa parantamisessa ja kehityksessä.”

Mustosen mukaan sisäiset auditoinnit olisi hyvä nähdä mahdollisuutena oppia ja kehittyä, ei pelkkänä virheiden etsimisenä. Kun virheitä ja poikkeamia kuitenkin havaitaan, niitä ei pidä jättää huomioimatta. Ne tulisi dokumentoida ja käsitellä, jotta niihin voidaan puuttua ja estää niiden toistuminen tulevaisuudessa.

“Toimintamallien kehittäminen ja virheistä oppiminen ovat avainasemassa organisaation jatkuvassa parantamisessa ja kehityksessä”, Mustonen sanoo.

"Usein terveydenhuollon organisaatioissa jokainen poikkeama koetaan suurena pettymyksenä. Se voi olla kuin pieni kyyneleiden aihe, kun löydetään virhe, ja sitä saatetaan käsitellä useaan otteeseen”, hän kertoo.

“Yksittäistä ihmistä saatetaan syyttä virheistä, kun todellisuudessa organisaatio on vastuussa siitä, että työntekijä on asianmukaisesti perehdytetty ja häntä tuetaan työssään.”

Tämä liittyy Mustosen mukaan varmasti siihen, että terveydenhuollossa on kyse ihmisten terveydestä, ja siksi virheiden myöntäminen on äärimmäisen vaikeaa.

Suurissa organisaatioissa saatetaan unohtaa jakaa tietoa kaikille asianosaisille, mikä voi johtaa poikkeamiin. Tämän vuoksi on tärkeää, että laatukäsikirjaan perehdytään huolellisesti, ja että kaikki työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan.

“Muutoksen läpivienti voi olla vaikeaa etenkin ulkoapäin. Sairaalassa työskennellessäni olen nähnyt, että muutosten aikaansaaminen voi olla hankalaa myös sisäisesti, vaikka olisi intressejä kehittää toimintaa. Vaikka lääketiede kehittyy jatkuvasti, hoito- ja toimintaprosessit eivät välttämättä muutu samassa tahdissa.”

Työuransa aikana Mustoselle on jäänyt käteen eri organisaatioista saatuja työkaluja, joilla muutosta voi avittaa.

“Esimerkiksi, jos joku vastustaa muutosta, on tärkeää ottaa se keskusteluun, jotta kaikki voivat tuoda mielipiteensä esiin. Usein järkevä ratkaisu voittaa keskustelun tai debatin.”

Vaikka muutoksessa onnistuu kertaalleen, voi samaan ongelmaan törmätä uudelleen myöhemmin eri tilanteessa, Mustonen muistuttaa.

"Johtaminenkin vaatii jatkuvaa sopeutumista, sillä organisaatioissa on erilaisia ihmisiä ja tilanteita. Siinä on aina tavallaan uuden äärellä. On tärkeää, että muutoksen läpivientiin on olemassa monipuolisia työkaluja, koska kaikki ei toimi kaikissa tilanteissa.”

Mitkä ovat virheen kustannukset terveydenhuollossa?

Poikkeamat muutosvoimaksi –koulutuksessa pääset kuulemaan näistä muutoksen mahdollistavista työkaluista sekä opit huolehtimaan organisaatiossasi siitä, että poikkeamiin suhtaudutaan kehittävästi ja myönteisesti.

“Tämä on merkittävä osa jatkuvaa parantamista. Samoin se, että varmistetaan, että käytössä olevat mallit ovat tehokkaita ja että niitä käytetään monipuolisesti eri tilanteissa”, Mustonen sanoo.

Ihminen toimii tyypillisesti mukavuusalueellaan, mutta kehittämistyössä on tärkeää käydä läpi erilaisia työkaluja ja tilanteita, jotta voidaan peilata kokonaisuutta ja löytää parhaat ratkaisut. Mustosen mukaan tämä laajentaa myös laatuongelmien käsittelijän osaamista ja varmistaa, että hänellä on mahdollisuus viedä prosessia eteenpäin.

Koulutuksessa keskustellaan myös virheen kustannuksista terveydenhuollossa.

“Kun otetaan huomioon yhteiskunnan taloudelliset haasteet, on tärkeää ymmärtää virheiden kustannukset ja käyttää aikaa niiden miettimiseen ja laskemiseen. Tämä auttaa ymmärtämään, miksi virheiden käsittely on todella olennaista.”

Poikkeamat muutosvoimaksi –koulutus järjestetään 25. huhtikuuta 2024 klo 12–15 Teamsissä.

Koulutus on suunnattu laadunhallinnasta ja toiminnan kehittämisestä kiinnostuneille henkilöille, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden esimiehille, asiantuntijoille ja laadunhallinnasta vastaaville henkilöille sekä terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden parissa työskenteleville, laatupäälliköille, tuotekehityksen ja riskinhallinnan vastuuhenkilöille.

Lue lisää koulutuksesta ja ilmoittaudu nyt! Kun ilmoittaudut 25. maaliskuuta mennessä, säästät 10 % koodilla EARLY.